Ratgeber

Wie gestalte ich einen Geschäftsbrief?

Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmens, quasi die Visitenkarten in der geschäftlichen Korrespondenz. Mit ihnen kann Vertrauen aufgebaut und Seriosität vermittelt werden. Für Geschäftsbeziehungen ist das von unschätzbarem Wert. Denn ein formloses Anschreiben ohne professionelle Gestaltung hinterlässt keinen guten Eindruck.

Ein DIN-gerechter Geschäftsbrief zeigt subtil, ob der Absender vertrauenswürdig ist, Zeit in diese wichtigen Dokumente investiert hat und sich Gedanken über seine Außendarstellung gemacht hat.

Ob Angebot, Rechnung, Unterlagenzusendung, Danksagung, Stornierung oder Mahnung – all diese Schreiben sind für geschäftliche Beziehungen unerlässlich. Sie dienen nicht nur der Außendarstellung eines Unternehmens, sondern können auch je nach Inhalt und Zweck juristische Folgen haben. Aus diesem Grund gibt es in Deutschland Richtlinien und Vorgaben für die Erstellung von Geschäftsbriefen.

Hier ist Deine Checkliste zur Gestaltung Deines Geschäftsbriefs

1. Orientiere Dich an den Vorgaben DIN 5008

Im Wesentlichen beziehen sich diese Vorgaben auf das Platzieren bestimmter Angaben auf Deinem Geschäftsbrief. Je nach Art Deines Unternehmens, bietet dir die Form A oder B einen Leitfaden zum Aufbau. Der Unterschied beider Formen liegt in der Größe des Anschriftenfeldes. Behörden greifen üblicherweise auf die DIN 5008 Form A zurück. Diese zeichnet sich durch einen höher gestellten Adressbereich aus, welcher 32 mm von der oberen Blattkante ausgehend beginnt. In der freien Marktwirtschaft ist hingegen die Form B geläufiger, da sie mehr Platz für das Firmenlogo bietet. Die Adresszeilen sind tiefergestellt, die Eintragung der Empfänger ist auf einer Höhe von 50 mm ab der oberen Blattkante vorgesehen.

Mit dem Einhalten dieser Vorgaben stellst Du ein einheitliches Erscheinungsbild sicher und sorgst dafür, dass der Briefverkehr zwischen Dir und anderen Unternehmen reibungslos funktioniert. Da Form B bei geschäftlicher Korrespondenz deutlich häufiger vorkommt, werden wir im Folgenden auf diese Variante näher eingehen.

2. Füge Deine Daten ein

Inhaltlich können Geschäftsbriefe je nach Absicht frei formuliert werden. Es gibt jedoch bestimmte Pflichtangaben, die in keinem Schreiben fehlen dürfen. Diese sind sowohl im Handelsgesetzbuch geregelt als auch durch Verordnungen vorgeschrieben.

Hier sind die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe:

• Firmenname und Firmenanschrift
• Rechtsform des Unternehmens (z. B. GmbH, AG, bei Kaufleuten die Kürzel e. K. oder e. Kfr.)
• Firmensitz und zuständiges Registergericht
• Handelsregisternummer, sofern vorhanden
• Geschäftliche Bankverbindung sowie Kontaktdaten des Unternehmens

3. Inhalt und Formatierung Deines Geschäftsbriefs

Damit die Kommunikation zwischen Geschäftsleuten unkompliziert läuft, hat jedes Element seinen festen Platz im Geschäftsbrief. Für die gängige Verwendungsform B der DIN 5008, also auf nicht-behördlichen Geschäftsbriefen, bedeutet dies folgendes:

Der Briefkopf

Der obere Teil des Briefkopfs ist für dein Firmenlogo reserviert und nimmt bis zu 45 mm ab der oberen Blattkante ein. Du kannst das Logo je nach Corporate Design links, mittig oder rechts platzieren; die meisten Firmen bevorzugen die rechte Seite.

Ebenfalls zum Briefkopf zählt das Anschriftenfeld, welches die Rücksendeangaben, die Zusatz- und Vermerkzone sowie die Adresse des Empfängers umfasst. Diese Elemente befinden sich links und beginnen 50 mm von der oberen und 20 mm vom linken Blattrand aus. Die Absenderadresse wird auf eine Zeile geschrieben und misst 5 mm in der Höhe. Wenn Du Fensterbriefumschläge verwendest, sollte die Schriftgröße 8 Punkt betragen. Darunter folgt die die 12,7 mm hohe Zusatz- und Vermerkzone für Hinweise wie „Nicht nachsenden“ oder „Büchersendung“. Erst jetzt folgt das eigentliche Anschriftenfeld mit einer Höhe von 27,3 mm. Die Anzahl der Adresszeilen richtet sich nach der Menge an Informationen und der Schriftgröße, die Du verwendest.

Die rechte Seite des Briefkopfs ist für den Informationsblock vorgesehen, der relevante Daten wie Bezugszeichen, Bestelldaten, Kundennummern, Ansprechpartner sowie Telefon- und Faxnummern enthält. Das Versanddatum platzierst Du rechtsbündig unter dem Informationsblock.

Tipp: Du kannst den Briefkopf mit Layout-Programmen wie Microsoft Word oder Adobe InDesign selbst erstellen. Achte darauf, dass die Elemente ausreichend groß sind, damit sie auf dem gedruckten Briefpapier scharf erscheinen.

Dies gilt es beim Briefkopf zu beachten:

• Firmenlogo nicht größer als 45 mm ab dem oberen Blattrand
• Links platziertes Anschriftenfeld, beginnend ab 50 mm vom oberen und 20 mm vom linken Blattrand
• Rechtsplatzierter Informationsblock
• Versanddatum rechtsbündig unter dem Informationsblock
• Schriftgröße 10 gilt als Standard, kleiner als 8 Punkt sollte sie nicht sein.
• Wenn die Anschrift sehr lang ist, kannst Du auch in die Zusatz- und Vermerkzone ausweichen, sofern dort keine Eintragungen gemacht werden.

Das Anschreiben

Die Betreffzeile eröffnet Deinen Geschäftsbrief und befindet sich unter dem Anschriftenfeld und Informationsblock. Sie beschreibt das Anliegen des Schreibens in kurzen Schlagworten und kann gegebenenfalls Vorgangs- oder Angebotsnummern enthalten, damit der Adressat den Brief sofort zuordnen kann. Nach der Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen, bevor das eigentliche Anschreiben beginnt. Dieses startet mit der förmlichen Anrede „Sehr geehrte/r Herr/Frau,“. Nach einer weiteren Leerzeile folgt der Haupttext, in dem Du Dein Anliegen genau beschreibst. Nach dem Textblock fügst Du eine weitere Leerzeile ein und beendest den Brief mit einer Grußformel, Deinem Firmennamen, dem Namen des Unterzeichners und einem Anlagenvermerk, falls Du Dokumente beifügst.

Hinweis: Der Anlagenvermerk wird normalerweise mit einer Leerzeile Abstand zum Namen des Unterzeichners platziert. Bei Anschreiben ohne Unterzeichner beträgt der Abstand drei Leerzeilen bis zum Textblock oder zur Grußformel. Du kannst die beigefügten Anlagen auch aufzählen. Das Wort "Anlagen" wird dabei fett geschrieben und markiert den Beginn der Auflistung.

Brieffuß

Zum Schluss folgt die Fußzeile im unteren Bereich des Briefbogens. Hier trägst Du Deine Geschäftsdaten ein:

• Firmennamen
• Adresse
• Namen der Geschäftsführer
• Bankverbindung
• zuständige Registergericht
• Handelsregisternummer
• Umsatzsteuer-Ident-Nummer
• Kontaktdaten

Eine Einteilung in Blöcke hat sich in der Fußzeile bewährt und sorgt für ein schnelles Erfassen der Informationen beim Lesenden. Der Brieffuß beginnt bei 25 mm ab dem linken Blattrand und reicht bis 20 mm zum rechten Ende des Briefbogens.

4. Zusätzliche Gestaltungselemente

Gleich vorab: Gestaltungselemente wie Falz- und Lochmarken sind kein Muss bei Geschäftsbriefen, erleichtern aber die Bearbeitung des Schreibens sowohl beim Absender als auch beim Empfänger. Sie sind quasi das i-Tüpfelchen in der professionellen Korrespondenz. Beide werden in der Regel als feine Linien am linken Bildrand dargestellt. Andere Erkennungszeichen wie Punkte oder Dreiecke haben sich ebenfalls bewährt.

Falzmarken

Falzpunkte markieren die Stellen, an denen der Geschäftsbrief gefaltet wird. Das ist insbesondere für den Versand mit einem handelsüblichen DIN-Lang Umschlag hilfreich, denn das Blatt wird durch das zweimalige Falten genau auf diese Größe komprimiert. Die erste Faltmarke befindet sich 105 mm, die zweite 210 mm ab der oberen Blattkante.

Lochmarke

Wie der Name vermuten lässt, zeigt eine Lochmarke genau die Stelle an, an der die Bearbeitenden des Schreibens den Locher ansetzt, bevor der Brief ordnungsgemäß abgeheftet wird. Gemessen vom oberen Blattrand aus befindet sich die Lochmarke auf einer Höhe von 148,5 mm, also genau in der Mitte.

5. Wähle Papier und Grammatur für Deinen Geschäftsbrief

Sowohl die Papiersorte als auch die Stärke der Blätter sind eine Frage der persönlichen Präferenz. Erlaubt ist alles, was die Aussage Deines Schreibens oder das Corporate Design Deines Unternehmens unterstreicht. Dennoch gibt es bewährte Standards, die von den meisten Firmen genutzt werden.

Das am häufigsten verwendete Papier für Geschäftsbriefe ist Offset-Papier mit einer Stärke von 90 g/qm. Es überzeugt durch schlichte Eleganz, feine Maserung und angenehme Haptik.

Darüber hinaus eignen sich auch Naturpapiere und Kartons mit höheren Grammaturen. Für besondere Anlässe wird oft hochwertiges Image-Papier verwendet, das durch außergewöhnliche und teils erhabene Oberflächen überzeugt.

Ein wichtiger Aspekt bei der Papierauswahl ist die Druckfähigkeit. Die meisten Unternehmen lassen ihre Briefbögen vordrucken und ergänzen individuelle Angaben später mit eigenen Druckern. Daher sollte das Papier für Laser- und Tintenstrahldrucker geeignet sein. Es ist zudem sinnvoll, ein Papier zu wählen, das beidseitig und farbig bedruckbar ist.

6. Wir beraten Dich gerne

Geschäftsbriefe sind ein essentielles Medium für erfolgreiche Kundenkommunikation. Die DIN-gerechte Erstellung birgt allerdings die ein oder andere Hürde.

Damit Du Dich in keinem Fallstrick verhedderst, steht Dir unser kompetenter Kundenservice mit Beratung und hilfreichen Tipps zur Seite. Wir unterstützen Dich sowohl bei der Erstellung eines professionellen Briefkopfs als auch bei der Auswahl der passenden Papiersorte. Sprich uns an! Wir sind für dich persönlich, telefonisch unter der 0441-2055610 oder per E-Mail erreichbar.