Ratgeber

Wie gestalte ich einen Geschäftsbrief?

Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild einer Firma, quasi die Visitenkarten in der geschäftlichen Korrespondenz. Sie schaffen Vertrauen und strahlen, sofern ansprechend gestaltet, Seriosität aus. Für die Geschäftsbeziehung ist das von unschätzbarem Wert, denn sind wir mal ehrlich, wer kauft schon gern bei einem Händler, dessen Anschreiben formlos und ohne Berücksichtigung der gängigen Regelungen erstellt wurden? Ein DIN-gerechter Geschäftsbrief beantwortet also auf subtile Art und Weise, ob die absendende Unternehmung vertrauenswürdig ist, sich an die Formalitäten hält und Zeit in diese wichtigen Dokumente investiert hat.

Geschäftsbrief gestalten – So geht’s!

Angebot, Rechnung, Unterlagenzusendung, Danksagung, Stornierung oder Mahnung, all das sind Schreiben, die für geschäftliche Beziehungen unerlässlich sind. Sie dienen zum einen der Außendarstellung des Unternehmens, können aber auch je nach Inhalt und Zweck, juristische Folgen haben. Aus diesem Grund gibt es in Deutschland feste Regelungen und Vorgaben für die Erstellung von Geschäftsbriefen.

Geschäftsbrief nach DIN 5008

In Deutschland ist alles ordnungsgemäß geregelt, daher gibt es natürlich auch Vorgaben für die Gestaltung von Geschäftsbriefen: Hier gilt die sogenannte DIN-Norm 5008. Diese soll mit ihrem einheitlichen Erscheinungsbild dafür sorgen, dass der Briefverkehr zwischen Unternehmen reibungslos funktioniert.

Je nach Art wird zwischen Form A und Form B unterschieden. Der Unterschied zwischen beiden liegt in der Größe des Anschriftenfeldes. Behörden greifen üblicherweise auf die DIN 5008 Form A zurück. Diese zeichnet sich durch einen höher gestellten Adressbereich aus, welcher 32 mm von der oberen Blattkante ausgehend beginnt. In der freien Marktwirtschaft ist hingegen die Form B geläufiger, da sie mehr Platz für das Firmenlogo bietet. Die Adresszeilen sind tiefergestellt, die Eintragung der Empfänger ist auf einer Höhe von 50 mm ab der oberen Blattkante vorgesehen. Da Form B bei geschäftlicher Korrespondenz deutlich häufiger vorkommt, werden wir im Folgenden auf diese Variante näher eingehen.

Gut zu wissen: In Deutschland werden Geschäftsbriefe im DIN A4 Hochformat, 210 mm x 297 mm, erstellt. Der Grund liegt beim Empfänger, denn dieser heftet das Schreiben üblicherweise in einem normalen Ringordner ab. Und diese sind auf Blätter im A4-Format ausgelegt.

Welche Daten gehören in einen Geschäftsbrief?

Inhaltlich können Geschäftsbriefe je nach Intention frei formuliert werden. Es gibt allerdings Pflichtangaben, die in keinem Schreiben fehlen sollten. Diese werden sowohl im Handelsgesetzbuch geregelt, als auch durch Verordnungen vorgegeben.

Pflichtangaben in Geschäftsbriefen sind:

Ihr Firmenname
Die Rechtsform Ihrer Unternehmung (z. B. GmbH, AG; bei Kaufleuten die Kürzel e. K. oder e. Kfr.)
Ihr Firmensitz und das zuständige Registergericht
Ihre Handelsregisternummer, sofern vorhanden

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ihre Firmenanschrift, also die Absenderadresse vollständig angegeben sein muss. Je nach Art des Geschäftsbriefes können im Informationsblock Bezugszeichen, Anlagenvermerke und weitere Geschäftsangaben vermerkt werden. In die Fußzeile gehören Ihre Bankverbindung sowie Angaben und Kontaktdaten zu Ihrer Firma.

Aufbau Geschäftsbrief: Genau wissen, was an welcher Stelle stehen muss

Damit die Kommunikation zwischen Geschäftsleuten unkompliziert läuft, hat jedes Element seinen festen Platz im Geschäftsbrief. Wie bereits weiter oben erwähnt, beziehen wir uns ab jetzt auf die Form B der DIN 5008, also auf nicht-behördliche Geschäftsbriefe.

Der Briefkopf

Firmenlogo

Der obere Teil des Briefkopfs ist für Ihr Firmenlogo reserviert und nimmt bis 45 mm ab der oberen Blattkante ein. Je nach Corporate Design oder persönlicher Präferenz können Sie Ihr Firmenemblem linksbündig, mittig oder auf der rechten Seite platzieren. Die meisten Firmen nutzen die rechte Seite, letztlich ist es aber Ihnen überlassen, sofern die vorgegebenen Abstände eingehalten werden.

Anschriftenfeld

Ebenfalls zum Briefkopf zählen die Rücksendeangaben, die Zusatz- und Vermerkzone sowie die Adresse des Empfängers. Beides befindet sich auf der linken Seite des Geschäftsbriefes und beginnt bei 50 mm gemessen vom oberen und 20 mm vom linken Blattrand aus. Die Absenderadresse wird auf eine Zeile geschrieben und misst 5 mm in der Höhe. Wenn Sie Fensterbriefumschläge verwenden, sollte Ihre Schriftgröße 8 Punkt betragen. Direkt darunter folgt die Zusatz- und Vermerkzone. Diese besteht aus drei Zeilen beziehungsweise ist 12,7 mm hoch. Hier können Sie Vermerke wie beispielsweise „Nicht nachsenden“ oder „Büchersendung“ eintragen. Erst jetzt folgt das eigentliche Anschriftenfeld mit einer Höhe von 27,3 mm. Die Anzahl der Adresszeilen richtet sich nach der Menge an Informationen und der Schriftgröße, die Sie verwenden. Als Orientierung gilt: Schriftgröße 10 ist Standard, kleiner als 8 Punkt sollte sie allerdings nicht sein. Wenn die Anschrift sehr lang ist, können Sie auch in die Zusatz- und Vermerkzone ausweichen, sofern dort keine Eintragungen gemacht wurden.

Hinweis 1: Die Anrede, also Herr oder Frau, in der ersten Zeile ist optional.

Hinweis 2: Wohnt der Empfänger Ihres Geschäftsbriefes im Ausland, dann wird dieses in der Landessprache drunter geschrieben.

Informationsblock

Die rechte Blattseite im Briefkopf ist dem Informationsblock vorbehalten. Hier geben Sie alle Daten ein, die für die Kommunikation und den Briefverkehr relevant sind. Dazu zählen beispielsweise Bezugszeichen, Bestelldaten, Kundennummern, Ansprechpartner, Telefon- und Faxnummern sowie das Datum. Die Benennung ist hier individuell und richtet sich nach den Vorgaben in Ihrem Unternehmen.

Tipp: Den Briefkopf können Sie mit zahlreichen Layout Programmen selbst erstellen. Microsoft Word bietet hierfür beispielsweise Vorlagen, aber auch mit Adobe InDesign lassen sich professionelle Layouts entwerfen. Wichtig ist dabei, dass die verwendeten Elemente in ausreichender Größe eingebunden werden, damit Sie auf dem fertig gedruckten Briefpapier nicht pixelig oder unscharf erscheinen.

Das Anschreiben

Die Betreffzeile leitet das Einschreiben ein. Sie befindet sich unter dem Anschriftenfeld und dem Informationsblock und beschreibt das Anliegen Ihres Geschäftsbriefes. Nutzen Sie am besten kurze Schlagworte und fügen Sie gegebenenfalls Vorgangs- oder Angebotsnummern ein, damit es der Adressat sofort zuordnen kann.

Nach der Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen und dann startet Ihr eigentliches Anschreiben. Dieses beginnt mit der förmlichen Anrede „Sehr geehrte/r Herr/Frau,“. Dann wird wieder eine Leerzeile gelassen bevor Sie Ihren Text einfügen und Ihr Anliegen genau beschreiben.

Nach dem Textblock fügen Sie wieder eine Leerzeile ein, denn jetzt folgt der Abschluss. Dieser besteht aus einer Grußformel, Ihrem Firmennamen, dem Namen des Unterzeichners und, sofern Sie Dokumente beifügen, einem Anlagenvermerk.

Hinweis: Üblicherweise wird der Anlagenvermerk mit einer Leerzeile Abstand zum Namen des Unterzeichners platziert. Handelt es sich um ein Anschreiben ohne Unterzeichner gilt: drei Leerzeilen Abstand bis zum Textblock oder der Grußformel. Wenn Sie mögen, können Sie die jeweils zugehörigen Anlagen aufzählen. Das Wort Anlagen selbst wird in diesem Fall fett geschrieben und markiert den Beginn derselben.

Brieffuß

Zum Schluss folgt die Fußzeile im unteren Bereich des Briefbogens. Hier tragen Sie Ihre Geschäftsdaten wie den Firmennamen und die Adresse, die Namen der Geschäftsführer, Ihre Bankverbindung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer sowie Ihre Umsatzsteuer-Ident-Nummer und Ihre Kontaktdaten ein. Eine Einteilung in Blöcke hat sich in der Fußzeile bewährt und sorgt für ein schnelles Erfassen der Informationen beim Leser.

Der Brieffuß beginnt bei 25 mm ab dem linken Blattrand und reicht bis 20 mm zum rechten Ende des Briefbogens.

Falz- und Lochmarken bei Geschäftsbriefen: Was ist ihr Sinn und wo befinden Sie sich?

Gleich vorab: Falz- und Lochmarken sind kein Muss bei Geschäftsbriefen, erleichtern aber die Bearbeitung des Schreibens sowohl beim Absender als auch beim Empfänger. Sie sind quasi das i-Tüpfelchen in der professionellen Korrespondenz. Beide werden in der Regel als feine Linien am linken Bildrand dargestellt. Andere Erkennungszeichen wie Punkte oder Dreiecke haben sich allerdings ebenfalls bewährt.

Falzmarken

Falzpunkte markieren die Stellen, an denen der Geschäftsbrief gefaltet wird. Das ist insbesondere für den Versand mit einem handelsüblichen DIN-Lang Umschlag hilfreich, denn das Blatt wird durch das zweimalige Falten genau auf diese Größe komprimiert. Die erste Faltmarke befindet sich 105 mm, die zweite 210 mm ab der oberen Blattkante.

Lochmarke

Wie der Name unschwer vermuten lässt, zeigt die Lochmarke genau die Stelle an, an der der Bearbeiter des Schreibens den Locher ansetzt, bevor er den Brief ordnungsgemäß abheftet. Gemessen vom oberen Blattrand aus befindet sich die Lochmarke auf einer Höhe von 148,5 mm, also genau in der Mitte.

Papier und Grammatur: Worauf drucke ich meine Geschäftsbriefe?

Sowohl die Papiersorte als auch die Stärke der Bögen ist eine Frage der persönlichen Präferenz. Erlaubt ist hier alles, was die Aussage Ihres Schreibens oder das Corporate Design Ihres Unternehmens unterstreicht. Es gibt aber selbstverständlich Blätter, die sich bewährt haben und von den meisten Firmen verwendet werden.

Der am meisten genutzte Bogen für Geschäftsbriefe ist Offset-Papier mit einer Stärke von 90 g/qm. Dieses Material punktet mit schlichter Eleganz, feiner Maserung und angenehmer Haptik.

Darüber hinaus eignen sich auch Naturpapiere und Kartons mit festeren Grammaturen. Für Schreiben zu besonderen Anlässen wird auch gern auch ein hochwertiges Image-Papier zurückgegriffen. Diese zeichnen sich durch ausgefallene und teils erhabene Oberflächen aus.

Geschäftsbriefe drucken

Ein nicht zu unterschätzender Aspekt bei der Papierauswahl ist die Druckfähigkeit der gewählten Papiersorte. Die meisten Betriebe lassen die Bögen für ihre Geschäftsbriefe vordrucken und ergänzen die individuellen Angaben mit einem eigenen Drucker zu einem späteren Zeitpunkt selbst. Das Papier, welches Sie für Ihre Korrespondenz nutzen möchten, sollte also für Laser- und Tintenstrahldrucker geeignet sein. Darüber hinaus ist es sinnvoll, ein Blatt zu wählen, welches beidseitig sowie farbig bedruckt werden kann.

Mit der richtigen Beratung zu perfekten Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe sind ein essentielles Medium für erfolgreiche Kundenkommunikation. Die DIN-gerechte Erstellung birgt allerdings die ein oder andere Hürde. Damit Sie sich in keinem Fallstrick verheddern, steht Ihnen unser kompetenter Kundenservice mit Beratung und hilfreichen Tipps zur Seite. Wir unterstützen Sie sowohl bei der Erstellung eines professionellen Briefkopfs als auch bei der Auswahl der passenden Papiersorte. Sprechen Sie uns an! Am besten telefonisch unter der 0441-2055610 oder per E-Mail an info@flyerheaven.de. Kunden aus Oldenburg und Umgebung können uns selbstverständlich auch persönlich aufsuchen.

Briefpapier